Comodato d'uso: il parco frigoriferi che non sai di avere
Frigoriferi, vetrine, impianti alla spina, macchine da caffè: in una distribuzione beverage il parco in comodato vale spesso più del magazzino. Ed è quasi sempre l'unica immobilizzazione di cui non esiste un elenco aggiornato.
Un capitale che cammina
Ogni attrezzatura concessa in comodato resta di proprietà del distributore. Sta in casa d'altri, si usura, ogni tanto si rompe, e quando il locale chiude o cambia gestione tende a sparire. Nel frattempo continua a comparire a bilancio come cespite: sulla carta è tua, nella realtà nessuno sa più dove sia.
I punti in cui si perde il controllo
Il registro che non esiste
Nella maggior parte dei casi l'elenco delle attrezzature è nella testa dell'agente di zona. Finché resta lo stesso agente funziona. Quando cambia, il patrimonio diventa invisibile nel giro di pochi mesi.
Il contratto senza scadenza
Il comodato viene firmato all'apertura del rapporto e poi non lo guarda più nessuno. Senza una scadenza monitorata, non c'è un momento in cui qualcuno si chiede se quell'attrezzatura sia ancora giustificata dai volumi che quel cliente fa oggi.
Il cambio di gestione
Il bar passa di mano. Il nuovo gestore trova il frigorifero già lì e lo usa. Nessuno firma niente. Da quel momento hai un'attrezzatura in comodato presso qualcuno che non ha alcun rapporto contrattuale con te.
La manutenzione non tracciata
Un impianto alla spina mal mantenuto rende meno, rovina il prodotto e alla fine ti fa perdere il cliente. Se gli interventi non sono registrati per matricola, non si può sapere quali macchine costano più di quanto rendano.
Prendi tre clienti a caso e chiedi al gestionale quali attrezzature hanno in carico, da quando e con quale scadenza. Se la risposta arriva solo telefonando all'agente, il parco comodato non è gestito: è ricordato.
Come tenerlo sotto controllo
- Un registro per matricola, collegato alla scheda del cliente: chi ha cosa, da quando, con quale valore residuo.
- Scadenze e rientri programmati, con un avviso prima che il contratto scada.
- Interventi di manutenzione registrati sulla singola macchina, così da vedere quali costano troppo.
- Una regola scritta sul rapporto tra volumi acquistati e attrezzature concesse, da verificare almeno una volta l'anno.
Le specifiche tecniche delle macchine sono spesso il primo ostacolo: nessuno ha voglia di compilare schede. Nella nostra suite quel passaggio è automatico — se mancano, il gestionale le cerca e le compila da solo. Ne parliamo nella pagina Vendite, dove si trova la gestione del comodato d'uso.